Conceptual Literature: Microsoft Excel-2007 হল Microsoft এর তৈরি করা একটি Spread sheet program । এই Spread sheet program টির সাহায্যে আমরা আমাদের পছন্দমত যে কোন ধরণের তথ্যকে নিজের কাজে ব্যবহার করতে ও উপস্থাপন করতে পারি। এই প্রোগ্রামটি গাণিতিক, পারিসংখ্যানিক, লজিক সহ বিভিন্ন রকম হিসাবের ক্ষেত্রে ব্যবহার করা যায়। Microsoft Excel এর ফাইলকে Work book বলা হয়। ফাইলের যে অংশে কাজ করা হয় তাকে Spread sheet বলা হয়। প্রতিটি Spread sheet এ 256 টি Column এবং 65536 টি Row থাকে। পরিসংখ্যানগত বিশ্লেষণ, ব্যবসায়িক পরিকল্পনা প্রণয়ন, বাজেট প্রণয়ন, লাভ-ক্ষতির হিসাব ইত্যাদি ক্ষেত্রে Spread sheet program -কে ব্যবহার করা হয়ে থাকে।
Objectives: এই প্রায়োগিক কার্যটির উদ্দেশ্যগুলি নিম্নরূপ-
ক) Microsoft Excel এর ব্যবহারের মাধ্যমে হিসাব সংক্রান্ত কাজ ও ডেটাবেস রেকর্ড সাজিয়ে তার মধ্যে হিসাব নিকাশের কাজ করার জন্য উপযুক্ত করে তোলা।
খ) বিভিন্ন তথ্য ও রেকর্ড অনলাইনে আদান প্রদান করা সম্ভব। MS Excel এর Window টি Microsoft office এর অন্যান্য Software এর মত হওয়ায় এটি বেশ সহজবোধ্য ও পরিচালনযোগ্য।
গ) Excel worksheet -এর তথ্য যেমন অন্যান্য Application -এ প্রদান করা যায় তেমনি অন্য Application থেকে তথ্য আমদানিও করা যায়।
ঘ) Financial Accounting এর সমস্ত রকম কাজ করতে পারার জন্য এটি বাণিজ্যিক সংস্থায় খুব বেশি ব্যবহার করা হয়।
ঙ) এটি DBMS (Database Management System) এর সঙ্গে সংশ্লিষ্ট কাজ করতে সক্ষম।
চ) তথ্যে বিভিন্ন রং, ফন্ট, সাইজ ইত্যাদি ব্যবহার করে আকর্ষণীয় করে তোলা যায়।
ছ) তথ্যে বিভিন্ন চার্ট, টেবিল প্রদানের মাধ্যমে তথ্যকে যুক্তিসম্পন্ন ও সকলের দৃষ্টিগোচর করা যায়।
জ) একের বেশি Sheet -এ কাজ করা যায়।
ঝ) যে কোন গাণিতিক সমস্যার নির্ভুল সমাধান করা যায়।
ঞ) বিষয়বস্তুকে Work sheet এ Row ও Column বরাবর নির্ধারিত cell -এ রাখা যায়। এতে তথ্যকে সহজে বোধগম্য, দেখতে সুন্দর ও সুসংগঠিত করে তোলা যায়।
ট) তথ্যের আকার বড় হলে সেটিকে দৃশ্যযোগ্য করার জন্য cell কে সহজেই বড় করা যায়।
ঠ) প্রয়োজন অনুযায়ী Row, Column ও Cell সংযোজন ও বিয়োজন করা যায়।
Guidelines for the activity: উক্ত কর্মপ্রকল্পটি সম্পন্ন করতে নিম্নলিখিত উপায়গুলি অনুসরণ করা হয়েছে-
# প্রথমে Mouse Pointer -টি কে (ঊর্ধমুখী তীর) Start বাটনের উপর এনে ক্লিক করতে হবে।
# নীচে ছবির মতো একটি Pop-up মেনু অর্থাৎ ঊর্ধমুখী একটি মেনু আসবে, যেখানে নীচ থেকে যথাক্রমে All programs এবং অন্যান্য Software এর নাম অথবা Shut down, Log off, Help and support, Find (Search), Setting, Documents ইত্যাদি লেখা থাকবে।
# এরপর Pop-up মেনুর নীচের দিক থেকে All programs আইকনে ক্লিক করতে হবে।
# এবার ডানদিকে আর একটি Drop down মেনু অর্থাৎ নিম্নগামী মেনু আসবে যেখানে অনেক Program এর নাম লেখা থাকবে।
# তারপর Microsoft office এ ক্লিক করে আর একটি নতুন মেনু থেকে Microsoft office>Microsoft Excel 2007 সিলেক্ট করতে হবে।
Execution:
-:Table তৈরির পদ্ধতি:-
✓ Excel worksheet ওপেন হলে সেখানে Sheet-1 এ পাশাপাশি সেলগুলিতে যথাক্রমে Name, Roll no, Subject (Bengali, English, Math), Total no., Percentage লিখতে হবে।
✓ এরপর Name field এর মধ্যে 5 জন শিক্ষার্থীর নাম নথিভুক্ত করলাম।
✓ এরপর প্রতিটি শিক্ষার্থীর ক্রমিক সংখ্যা বসানো হল।
✓ তারপর প্রত্যেকটি বিষয়ে প্রত্যেকের প্রাপ্ত নম্বরের একটি তালিকা প্রস্তুত করা হল।
✓ নম্বর পুট করার পর প্রতিটি শিক্ষার্থীর Total no. ও Percentage নির্ণয় করা হল।
✓ Total no. নির্ণয় করতে নির্দিষ্ট তিনটি নম্বরকে Excel এর যোগের সূত্রের মাধ্যমে গণনা করা করলাম।
উদাহরণ - Piyasi Ghosh; Roll no: 2
Beng= 76 + Eng= 80 + Math= 80 (C2+D2+E2)=236
✓ Percentage বের করার জন্য Total no. এর সাথে 100 দিয়ে গুন করে তাকে 300 দিয়ে ভাগ করা হল।
উদাহরণ - Piyasi Ghosh; Roll no: 2
Total no. = 236
Percentage= 236×100/300=78.66%
-:Chart তৈরির পদ্ধতি:-
MS. Excel -এ মার্কশিটের টেবিলটি তৈরির পর প্রতিটি বিষয়ের উপর নির্ভর করে ছাত্রছাত্রীর মূল্যায়ন করার জন্য একটি বার চার্টের সাহায্য নিলাম। চার্টটি তৈরি করার পদ্ধতিগুলি নিম্নরূপ -
✓ Excel -এর worksheet open করার পর নির্দিষ্ট subject -এর cell গুলি অর্থাৎ C2-E6 পর্যন্ত cell select করা হল।
✓ এরপর Insert tab -এ ক্লিক করলাম।
✓ Insert tab -এর মধ্যে Chart option -এর অন্তর্গত column chart -এ ক্লিক করে Table এর data গুলিকে Bar chart এর আকারে প্রকাশ করা হল।
✓ সবশেষে chart edit এর পর তা একটি নির্দিষ্ট ফাইলে সেভ করে রাখা হল।
Conclusion: MS Excel -এ টেবিল তৈরির জন্য বেশ কিছু পদ্ধতি অবলম্বন করতে হলেও এটি ব্যবহারের অনেক সুবিধা রয়েছে। যেমন-
👉 Drop-down Filters: যখন কোন একটি তালিকাতে একটি Filter প্রয়োগ করা হয়, তখন একটি Excel সারণি column শিরোনামগুলির Drop-down তালিকা দেখায়, যা Data Filter -এর অনুমতি দেয়।
👉 Column Headings: যখন Data scroll করা হয় এবং Column headers screen বন্ধ করে দেয় তখন Column -এর শিরোনাম এবং Filter Drop-down গুলি Column headers -এ প্রদর্শিত হয়।
👉 Automatic Totals: Excel -এর Table তৈরি করার সময় Design Tab -এ একটি কার্যকরী অপশন থাকে যার নাম Total row, এর দ্বারা ডাটা-গুলিকে গণনা করা সুবিধা হয়। Excel -এর Row গুলি লক্ষ্য করলে দেখা যায় সেটি ছায়াময়। তবে এখানে তথ্য সহজে পড়া যায় এবং ছায়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রয়োগ করা হয়।
👉 Bonded Rows: Excel এর Row গুলি লক্ষ্য করলে দেখা যায় সেটি ছায়াময়। তবে তথ্য যাতে সহজে পড়া যায় সেই কারণে ছায়ার স্বয়ংক্রিয় প্রয়োগ করা হয়।
👉 Magic Formulas: Excel -এ সূত্রের জন্য যখন cell নির্বাচন করা হয় তখন Excel table -এ প্রবেশ করানো Data নিজেই প্রর্দশিত হয় এবং তা গণনা করা যায়।
👉Creat a dynamic range for charts and pivot tables: Excel -এর টেবিল গুলি একটি গতিশীল পরিসর তৈরি করে। যদি একটি Excel টেবিল এর উপর ভিত্তি করে একটি চার্ট তৈরি করা হয়, তাহলে তাতে নতুন রেকর্ড যোগ করা যায় এবং চার্ট স্বয়ংসম্পূর্ণভাবে আপডেট হয়ে যায়।
👉 Aggregating Data: Worksheet chart বিভাগের মধ্যে একটি ছোট আয়তক্ষেত্র বৃহৎ পরিমাণ তথ্য condense করতে সক্ষম। উদাহরণস্বরূপ বলা যায়- একটি Worksheet -এ যেসমস্ত Data stock করে রাখা হয় তা বিশ্লেষণের জন্য বছরের পর বছর তা খুঁজে বের করতে অসুবিধা হয় না।
👉 Expose patterns and Trends: চার্ট কার্যপত্রক ঘরগুলির মধ্যে লুকানো বর্ণমালা ও প্রবণতাগুলি দেখতে সহায়তা করে। Line, Bar Area chart সময়ের সাথে সাথে পরিমাপের গতিবেগ এবং গতির পরিমাপ নির্ণয় করতে সাহায্য করে।
👉 Expose Outlaying Data: Scaftor বা Line chart গুলি স্থানে Outlaying Data গুলিকে নির্বাচন করতে সহায়তা করে। এর ফলে বাইরের অর্থাৎ অন্য জায়গার কোন Data প্রবেশ করতে বাধাপ্রাপ্ত হয়।
👉 Communicate Complex: অনেক সময় চার্ট এমন কিছু ডাটা -তে বিশ্লেষণ করে যা ব্যবহারকারীর পক্ষে বোঝা কঠিন হয়। তখন পাই চার্ট শতকরা অনুপাত দেখাতে সাহায্য করে।
যে ডাটা টেবিলের উপর ভিত্তি করে চার্ট বা গ্রাফটি তৈরি করা হয়, চার্টের সঙ্গে সেই টেবিলটি ও সংযুক্ত করা যায়। এতে ছবির মাধ্যমে তথ্য পাওয়ার পাশাপাশি টেবিলটি ও সংযুক্ত থাকে।
0 Comments: